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合同管理中法律风险及防范措施

信息来源:长沙律师网  浏览:187次  发布时间:2017-4-25
合同管理中法律风险及防范措施

企业经营管理涉及许多方面,但主要是围绕产、供、销环节,而这三个环节都是由合同来连接的。在这些环节中容易发生纠纷,企业必须对合同的法律风险给予足够的重视。合同管理混乱,势必直接影响企业经济效益,加强合同管理的法律风险防范已经成为企业经营管理者的共识。本文就合同管理方面应注意的法律风险点及防范措施谈一些认识。

 

一、合同签订阶段应当注意的法律风险点

 

1.合同当事人资格不当

 

合同是具有法律效力的法律文件,合同当事人双方主体是否合格,是判定合同能否有效成立的必要前提条件,因此签订合同的双方都必须具有合法的签约资格。否则,可能导致合同无效。在签约时,法律人员必须要审查当事人是否具备相应的民事权利能力和民事行为能力,要调查对方的资信情况,必须要求当事人相互提供有关法律文件,证明其资格。重要的谈判、签约人应是法定代表人。

 

2.合同内容不规范

 

合同文本必须能准确表达双方谈判确定的意思,坚决做到文字表达严谨,杜绝使用含混不清、模棱两可的语句。应尽可能选用我国颁发的通用、规范的合同文本,具体按照实际项目的特点和招标文件以及双方谈判的真实结果来起草。否则会发生理解上的错误和歧义,导致合同难以顺利履行或引发争议。比如有些单位的合同简单地用“合作协议书”、“合作意向书”等命名,按照我国现行法律有关条文规定,这些形式实际内容的意思是不同的,所表达的法律效力也有差别。

 

3.合同条款有漏洞

 

有些合同,在签订时,由于顾及面子不把丑话说在前面,只讲好听话;不讲可能引发争议的,只讲正常情况,在所签订的合同中根本看不到违约如何处理的条款,甚至连对出现纠纷时的仲裁机关所在地等都没有明确的约定。这样一旦发生违约行为,将发生难以预料的风险。实际案例中也有些合同虽然是按照法律顾问提供的范本来起草的,条款设计了“其他约定事项”等项目,按理说实际没有涉及其他约定,在此栏就应该注明“此项空白”或“无其他约定”等字样,但恰恰是忽略了这样的细节,使得欺诈行为有机可趁。

 

4.合同属于无主合同

 

双方仅签订了从合同而没有主合同。主合同是指不以他种合同的存在为前提,不受其制约而能独立存在的合同,如建设工程总体承包合同等。从合同是指必须以他种合同的存在为前提,自身不能独立存在的合同,如建设工程分承包合同、质保合同、风险抵押合同等。如果没有主合同,从合同是不能够单独存在的,是无根据的合同,也就成了“无源之水”,不合乎常理规定,这些形式实际内容的意思是不同的,所表达的法律效力也有差别。

 

5.合同属于无效合同

 

一些企业为了规避税费故意签订虚假合同,实际上是用“合法”形式去刻意掩盖非法目的,其实质就是无效合同。《合同法》第52条明确规定:凡违反法律和行政法规的以及强制性规定的所签订的合同都属于无效合同,所有的无效合同都不受法律保护。

 

二、合同履约阶段应当注意的法律风险点

 

1.书函没有得到及时发出

 

合同在执行过程中如果发现不足和障碍必须要及时地发出法律书函和对方进行沟通、协商,这是合同管理的需要,是督促顺利履约的一种有效手段,也是企业自我保护避开风险的一种措施。

 

2.合同没有得到及时变更

 

合同变更主要有合同主体变更和合同内容变更等。在合同执行过程中发生一些变更事宜是经常的,这都属于合法的,合同变更的主要目的就是通过对原签订合同的修改、补充、改善,使合同更能够顺利履行和特定目的的实现。但往往有些负责督促履约的管理人员,缺乏关注及时变更的意识和法律常识,结果错过了变更的有利时机,导致企业遭受经济损失。

 

3.证据没有得到足够重视

 

有效的证据,必须是原件的、与案件有关的、有公章和亲笔签名的、有明确内容的、没有超过法律时效期限的。并不是所有书面证据都具有法律效力。不具备法律效力的书面证据资料起不到应有的证明作用,有时候甚至会起到反面证明作用。

 

4.权利没有得到有效行使

 

《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权。但不少数企业没有有效行使。如工程合同发包方不按合同约定支付进度款,建筑公司可以行使抗辩权停工,但却没有行使,怕单方面停工要承担违约责任,结果客观上造成了垫资施工,发包方的欠款数额愈来愈大,不足更难解决。

 

5.违约没有得到及时诉讼

 

法律规定如果超过了诉讼的时效,就是放弃债权主张,也等于权利人放弃了胜诉权。如物资管理单位拖欠贷款较多的情况下,有些拖欠没有诉诸法律,当起诉时才发现已超过了法律规定的诉讼时效,无法挽回损失。

 

 

三、合同管理法律风险防范对策和措施

 

1.建立健全合同管理制度

 

一是从改善制度入手,建立健全切实可行的合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范、科学,使合同管理工作有章可循、有法可依;从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有序的制约状态。二是从规范管理着眼,合同实行归口统一管理,合同管理部门积极参与企业重大合同的谈判、资信调查、起草、会签、登记、备案,管理合同文本档案,建立合同管理台帐,总结交流合同管理经验。

 

2.提高合同管理人员的素质

 

合同管理人员业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务,又是当前的迫切需要。通过加强学习培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,坚持持证上岗和年检考核制度,这不但增强了合同管理人员的责任感,也提高了合同法律意识。同时,要建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制,明确他们的责、权、利,建立竞争机制,对有贡献的企业领域和合同管理人员给予奖励,不断激励和推动合同管理人员的素质提高。

 

3.加强重大合同审查管理

 

企业重大合同主要有:涉外合同、土地使用权转让、企业重组并购合同、联营合同,独家代理协议、重大技术改善或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把对企业经济效益和生产经营活动影响大的合同,作为日常重点跟踪管理对象,以合同的项目论证、对方当事人资格调查、合同谈判、文本起草、签订、执行变更解除、纠纷处理的全过程,都要制度性的安排法律管理人员参与,严格管理和制约,预防合同纠纷的发生,维护企业合法权益。

 

4.强化动态监督和履约结算

 

签订合同的目的主要是保障合同主体的双方约定及时有效履行,避开违约行为的发生,所以企业法律人员必须对同的履行进行全程的监督和动态跟踪。通过监督和动态跟踪可以知道企业所签订合同的履行情况,能够及时有效发现影响履行的理由和有着的不足,以便随时向合同所涉及的各部门反馈,有针对的排除苗头和隐患,杜绝违约行为的发生。同时,法律事务部门强化与合同内容所涉及的财务部门积极配合,把好履行合同的结算关,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的全程动态监督。

 

5.依法及时处理合同违约纠纷

 

签订合同后,合同主体双方建立起一种法律联系,如果发生违约行为,按照合同约定要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律事务部门审查同时要选择与之相适应的违约条款和纠纷处理条款显得非常重要,一旦发生违约情形,法律人员要根据不同情况,及时采取沟通协商,仲裁或诉讼等方式,全力维护企业的合法权益,降低企业的经济损失。同时,要进一步加强对合同的清理和清算工作,避开“后遗症”。

 

通过上述多种措施,不断加强和改善企业合同管理,就能将企业法律风险制约在一定范围内,实现企业经营目标和任务,保障企业健康有序进展。

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